Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Google Drive đang là 1 trong những công cụ được rất nhiều người sử dụng trong công việc lưu trữ tài liệu văn phòng, … Vậy sử dụng Google Drive như thế nào là hiệu quả, thì bài viết dưới đây Phamdo18.com sẽ giúp các bạn trả lời được câu hỏi đó 1 cách nhanh chóng nhé.

Cách sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về Google Drive cũng như tính năng ưu việt của nó thì cùng đọc thêm bài viết này nhé :

Google Drive là gì ? Những tính năng ưu việt và cách đăng ký?

Sau đây sẽ là chi tiết cách sử dụng Google Drive :

Cách tải dữ liệu lên Google Drive

Bước 1 : Để tải dữ liệu lên thì các bạn click vào dấu + (dấu cộng) trên trình duyệt hoặc ứng dụng.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Bước 2 : Các bạn chọn vào Tải tệp lên hoặc Tải Thư mục lên

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Bước 3 : Chọn Open để tiến hành tải lên

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Khi tải xong, Google Drive báo hoàn tất như sau

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

1 vài lưu ý khi tải tài liệu lên Google Drive :

  • Google Drive: Giới hạn tập tin có kích thức 1TB ~ 1024 GB.
  • Google Docs: Giới hạn tài liệu tải lên nặng 50 MB và 1.024.000 kí tự.
  • Google Sheets: Giới hạn tải lên tài liệu 2.000.000 cells (tính toán quá phức tạp cũng không thể lưu thành công).
  • Google Slides: Giới hạn tài liệu tải lên lớn hơn 100 MB.
  • Google Drawing: Không giới hạn.

Cách tải dữ liệu xuống từ Google Drive trên máy tính, điện thoại

Để tải dữ liệu xuống từ Google Drive thì các bạn làm như sau :

+ Với máy tính : Click chuột phải chọn Tải xuống.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

+ Với điện thoại : Chọn vào dấu 3 chấm dọc, tiếp đó chọn vào Tải xuống

Cách tạo tập tin, tài liệu trực tiếp trên Google Drive

Để tạo tập tin trực tiếp trên Google Drive như Docs, Sheet, Slide thì các bạn làm như sau :

Bước 1 : Click vào dấu + chọn tiếp vào tài liệu muốn tạo (Tài liệu, Trang tính, Trình bày, Biểu mẫu …)

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Ví dụ ở đây mình tạo là Tài liệu nhé.

Bước 2 : Sau khi tạo xong thì các bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa được trên đó (Bạn là chủ sở hữu)

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Bạn có thể đổi tên tài liệu đó bằng cách chọn vào khung Tài liệu không có tiêu đề góc trái phía trên màn hình và điền tên bạn muốn tạo cho tệp đó.

Khi hoàn tất, không cần phải lưu nhé. Mặc định Google Drive sẽ tự động lưu vào cho bạn.

Bạn cũng dễ dàng tạo tập tin nâng cao bằng cách chọn vào Ứng dụng khác > Kết nối ứng dụng khác.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Các ứng dụng bên thứ 3 xuất hiện, bạn lúc này dễ dàng kết nối chúng

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Để xóa ứng dụng đã kết nối bên thứ 3 thì chọn vào Biểu tượng Răng cưa > Cài đặt.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Chọn tiếp vào phần Quản lý ứng dụng > Tùy chọn > Ngắt kết nối khỏi Drive.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Cách xóa tài liệu, tệp tin đã tải lên

Để giảm dung lượng và bộ nhớ trên Google Drive thì các bạn làm như sau :

+ Trên máy tính : Click chuột phải vào tài liệu, tệp tin chọn Xóa

+ Trên điện thoại : Chọn vào dấu 3 chấm dọc, chọn Xóa

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Cách chia sẻ tệp tin, tài liệu trên Google Drive

Để chia sẻ tệp tin và thư mục trên Google Drive thì các bạn làm như sau :

Bước 1 : Click chuột phải vào tài liệu, tệp tin chọn Chia sẻ 

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Bước 2 : 1 cửa sổ hiển thị ra, Google Drive sẽ gợi ý cho bạn 2 lựa chọn như sau :

  • Nhận liên kết có thể chia sẻ được: Bất kỳ ai có đường dẫn chia sẻ của tập tin đều có thể truy cập được.
  • Hoặc chia sẻ với người: Chia sẻ giới hạn với 1 số tài khoản mà bạn cung cấp, chỉ những người được cấp quyền mới có thể truy cập được tập tin chia sẻ.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Bước 3 : Khi chia sẻ xong, các bạn có nhiều tùy chọn chia sẻ bên dưới như : Có thể sửa, Có thể nhận xét và Có thể xem.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Nếu ai đó chia sẻ tài liệu với bạn thì bạn có thể vào mục Được chia sẻ với tôi ngay bên cột trái màn hình.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Thuận lợi trong công việc

Google Drive giúp người dùng chia sẻ tệp với nhiều thành viên. Điều này cực kỳ tiện trong công việc, mọi thành viên sẽ thấy được lịch sử thao tác tệp.

Để biết được thông tin tệp thì các bạn nhấn chuột trái vào chữ  bên góc phải màn hình hoặc nhấn chuột phải vào tệp > Xem chi tiết.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Ví dụ : Bạn là trưởng nhóm yêu cầu thành viên đóng góp, góp ý. Tận dụng tính năng này trên Google Drive sẽ biết được ai đóng góp trước, ai sửa, …

Sắp xếp tệp ở trong Google Drive

Khi Google Drive của bạn quá bừa bộn thì hãy sắp xếp lại cho gọn gàng nhé. Hãy đưa những tài liệu liên quan vào cùng 1 thư mục nhé.

Để tạo được 1 thư mục mới thì các bạn chọn + mới Thư mục. Tiếp đó kéo những thư mục liên quan vào mục mới tạo này. Điều này giúp Drive trở nên gọn hơn

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Để không bị quên, các bạn có thể chọn  đánh “Dấu sao” cho những tệp và thư mục quan trọng bằng cách Nhấn chuột phải vào tệp hoặc thư mục > Chọn “Thêm vào thư mục có gắn dấu sao”.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Để xem lại những tệp này nhanh chóng thì vào “Có gắn dấu sao“.

Chỉnh sửa bố cục xem drive

Bố cục trên Drive sẽ giúp các bạn tăng năng suất làm việc, … Hiện trên Google Drive có 2 bố cục chính :

Bố cục lưới: Phóng to nội dung bên trong các tập tin, thư mục, … người dùng dễ nhìn hơn nội dung bên trong.

Bố cục danh sách: Xem tổng quát, số lượng tập tin, thư mục, …

Hướng dẫn sử dụng Google Drive 1 cách hiệu quả

Lời kết

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng Google Drive, hi vọng qua bài viết đã giúp các bạn sử dụng 1 cách nhanh chóng và hiệu quả nhé.

Chúc các bạn làm việc và học tập hiệu quả.

Đóng góp ý cho bài viết