Hướng dẫn sử dụng Outlook

Sử dụng outlook với những người mới bắt đầu như thế nào. Tìm hiểu ngay để biết thêm nhé.

Outlook là công cụ mà rất nhiều dân văn phòng sử dụng hiện nay. Với tính năng tiện lợi, gửi nhiều tệp tin cùng lúc, … giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như chuyên nghiệp hơn trong quá trình sử dụng.

Vậy chi tiết về cách sử dụng Outlook ra sao. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây với Phamdo18.com để có được câu trả lời chi tiết nhất nhé.

Hướng dẫn cách sử dụng Outlook nhanh chóng

Sử dụng Outlook khá dễ dàng giống với Gmail. Các bạn cần lưu ý 1 vài lưu ý dưới đây.

Thanh Home

Tại thanh Home nay có nhiều công cụ hữu ích giúp bạn trong việc soạn thảo và gửi mail.

Phần New – Tạo mới

– New Email : Tạo 1 email mới.

– New Items : Lựa chọn mới

+ E-mail Message : Tạo 1 email mới

+ Appointment : Tạo 1 cuộc hẹn

+ Meeting : Tạo 1 cuộc họp

+ Contact : Tạo danh bạ mới

+ Task : Tạo task mới

Teamviewer

– New Meeting Teamviewer : Bật Teamviewer (Nếu máy bạn chưa có teamviewer thì không mở được)

Delete : Phần xoá bỏ

– Ignore : Bỏ qua

– Clean up : Xoá bỏ sạch

+ Clean up Folder : xoá bỏ thư mục

+ Clean up Folder & SubFolder : Xoá bỏ thư mục và thư mục con

– Junk : Mục này Giúp block người gửi tới email của bạn

– Delete : Xoá bỏ toàn bộ

Phần Respond : Phản hồi

– Reply : trả lời

– Reply All : trả lời tất cả

– Forward : Chuyển tiếp thư

– Meeting : Trả lời cho dạng cuộc họp

– …

Phần Quick Steps : Thao tác nhanh

– move to : di chuyển tới

– Team Email : đội nhóm email

– Reply & delete : trả lời và xoá

– To manager : gửi tới quản lý

– Done : đã xong

– Create New : tạo mới

Move : Di chuyển

– move

+ other folder : thư mục khác

+ copy to folder : sao chép tới thư mục

+ Always this message to this conversation : Luôn luôn di chuyển tin nhắn tới cuộc đàm thoại này.

– rules :

+ Always move messages to facebook : luôn luôn di chuyển tin nhắn tới facebook.

+ Create Rule… : Tạo quyền

+ manage rules & alerts : quản lý quyền và thông báo

Tags : Đánh dấu

– Unread/ Read : Đã đọc/ Chưa đọc

– Categorize : Đánh dấu thư mục theo màu

– Follow up : Đánh dấu theo thời gian

Find : Tìm kiếm

– Find contact : tìm kiếm danh bạ

– Address book : tìm kiếm Sổ Địa chỉ

– Filter Email : Lọc Email

+ Unread : Chưa đọc

+ Has Attachments : Có tài liệu đính kèm

+ This week : Trong tuần này, từ thứ 2 tới chủ nhật

+ Categorized : Theo chuyên mục

+ Flagged : theo thời gian

+ Important : Mức độ quan trọng

+ Sent to: me or CC me: đã gửi tới tôi hoặc cc cho tôi.

Send/Recieve

– Send/Receive All Folders : Gửi và nhận thư mục

Thanh Send/Receive

Send/Receive

– Send/Receive All Folders : Gửi / Nhận tất cả thư mục

– Update Folder : Cập nhật thư mục

– Send All : Gửi tất cả

– Send/Receive Groups : Nhận và gửi nhóm

Download

– Show Progress : hiển thị tiến trình

– Cancel All : Huỷ tất cả

Server

– Download headers : tải phần đầu

– mark to download : đánh dấu tải

– unmark to download : ko đánh dấu tải

– Process marked headers : Đã đánh dấu tiến trình đầu.

Preferences

Dial-up Connection : kết nối điện thoại

Work Offline : Làm việc offline

Phần folder

New

– New folder : tạo thư mục mới

– New search folder : Tìm kiếm thư mục mới

Actions 

Rename folder : sửa thư mục

Copy folder : Copy thư mục

Move folder : di chuyển thư mục

Delete Folder : Xoá thư mục

Clean up

Mark all as read : đánh dấu tất cả đã đọc

Run rules now : chạy quyền ngay bây giờ

Clean up folder : làm sạch thư mục

Delete all : Xoá tất cả

Recover Deleted Items : Khôi phục toàn bộ mục đã xoá

Favorites

Show in Favorites : Hiển thị mục yêu thích

Properties 

AutoArchive Settings : cài đặt tự động

Folder permissions : quyền truy cập thư mục

Folder properties : Thuộc tính thư mục

View

Current View

Change View : Thay đổi chế độ xem

View settings : Cài đặt chế độ xem

Reset view : Cài lại lượt xem

Conversations

Show as Conversations : Hiển thị như cuộc đàm thoại

Conversations settings : cài đặt cuộc đàm thoại

Arrangement : Sắp xếp

Sắp xếp theo :

Date : ngày

From to : Từ đâu tới đâu

Categories : Theo chuyên mục

Flag Start Date : Flag End Date : Ngày bắt đầu … ngày kết thúc

size : cỡ

Subject : chủ đề ?

Reverse Sort : sắp xếp theo trên xuống dưới

Add column : thêm cột

Expand/Collapse : Mở rộng/ Thu nhỏ

Layout

Navigation Pane : ngăn điều hướng

Reading Pane : ngăn đọc

To- do bar : Thanh công việc

People pane : khung người

Window

Reminders window : Cửa sổ nhắc nhở

Open in New Window : mở trong cửa sổ mới

Close All items : Đóng tất cả

Mục File

Save as : lưu tệp.

Info : thông tin tệp

Open : Mở tệp

Print : In tệp

Help : trợ giúp

Options : Cài đặt outlook (Giống cài đặt của Word vs Excel thông thường)

Exit : thoát

Khá đơn giản phải không nào.

Với 1 vài công cụ ở trên giúp bạn thao tác cũng như sử dụng Outlook 1 cách nhanh chóng và tiện lợi rồi.

Chúc các bạn thành công nhé.